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何秋敏把邮件写好后,先发给叶奕凡,他仔细的看了一遍。
邮件是按1,2,3……很有条理的把事情的经过详细说明了一下,说明了本来要办长期的,为什么改成了短期手续,和飞绿国相关部门是怎么协商的,更关键的是,指出这个办法不是第一次,以前是有过先例的。
内容写的已经是很到位了,感觉也没什么需要改的,只是让她把其中几条的顺序换了一下,使之更能体现出一种层层推进的激昂情绪,让对方觉得不给员工报销简直是天理难容。
这个邮件发出去后,不到五分钟,财务的回信就到了,“这种情况,可以报,让部门以及人事经理确认一下总费用正确就可以了。”
当叶奕凡讲这个事例的时候,下面的人几乎都听入神了,情绪随着故事的进程而波动,因为大家都是做经理的,对这种事,都是感同身受。
当员工遇到这种情况时,如果和财务解释不清楚导致不能报销,作为经理会非常为难,怎么也不能让员工为工作而搭上私人的钱呐,必须要想办法解决。
但在这种大公司里,财务完全是个独立的部门,直接受总部管理。财务说违反规定不能报,就是找托马斯出面,也比较难办,这种事,谁遇到谁头疼。
所以当他讲到最后一句,“这种情况可以报”的时候,现场能听见,很多人都松了一口气,连冯本森的表情,也明显的放松了。如果员工的钱真的不能报销了,他作为直线的上级,也需要关注一下的,叶奕凡相当于把潜在的麻烦处理掉了。
叶奕凡最后总结道:“所以说,沟通一定要找对的人。那个财务人员,她的工作实际上无可挑剔,你有问,她必有答,只是她的身份,只管照章办事,不对例外做出反应,我们有特殊的情况,必须找财务的主管部门解释才有用。”
关于Who,讲的很完美,叶奕凡自己也很满意,下面是Where,准备一带而过。
“关于Where,沟通要注意场合,我只简单说一点,对员工表扬的时候,尽量要当众进行,而批评的时候,最好在私下里,相信大家都会有各自的分寸,这里就不细说了。”
“下面,说一下最后一点,When。
When,展开来说的话,包含的意思也挺广的,在这里,我只讲其中的一方面。大家知道,我们开会,可以分为定期性会议,和临时性会议。
比如我们部门的经理会,每两周开一次,这就是一个定期会议。”
这个经理会,是冯本森来了之后,组织起来的,每周四下午,JHB部门所有的经理,开定期会议。
开会时,D市的经理集中在一个大会议室里,魔都和程都市的经理,也各自在本地的会议室中,通过电话打进来开会。
“这种部门里的定期会议,是维护部门正常运转的一个重要手段,如果偶尔有事,取消一次,是没问题的,但如果停止了这种定期会议,长期来看,就会出大问题的。
为什么这样说呢,我们拿一个古代的例子来说吧。
我们同和国人合作,他们非常佩服我们的唐朝。当年大唐盛世,唐朝是世界经济文化的中心,可谓万国来朝,昌盛一时。
那么这个大唐盛世是怎么没了的呢,就是从他们不重视定期会议而造成的。”
话题扯的比较远,下面的人一下子提起了兴趣。
“唐朝的衰败,是从安史之乱开始的,安史之乱,是在唐玄宗时代发生的。唐玄宗即位初期,国家非常繁荣,号称开元盛世。但后来,从杨贵妃出现开始,情况慢慢改变了。
刚开始时,‘杨家有女初长成,养在深闺人未识,天生丽质难自弃,一朝选在君王侧。回眸一笑百媚生,六宫粉黛无颜色。’
后来的发展就是‘春宵苦短日高起,从此君王不早朝。’”
讲的越来越玄幻,听众是越来越有兴趣了。
“大家知道,古时的皇帝都是要定期上早朝的,这就相当于我们的定期会议。上朝时,有事出班早奏,无事卷帘退朝。
只要能保证定期的召开朝会,偶尔无事卷帘退朝,是一点问题没有的,但是,如果停止了朝会,从此君王不早朝,时间长了就出问题了。
比如说,在开朝会的时候,可能有人就提出来,说最近发现安?山去西边买马,另外有人也跟着说,发现他到北边招兵。
这些情况多有几次,再汇总起来,可能就会引起皇帝的注意,并专门派人加强对安?山监视与调查,就很有可能及早发现他的异常,早采取措失,防患于未然。
可现在没了朝会,谁没事敢去皇帝的寝宫里,人家皇上和贵妃正在玩耍,你过去咣咣敲门,说发现安?山去西边买了200匹军马。安?山不一定有事,你是肯定要挨揍的。”
说到“皇上和贵妃正在玩耍”时,下面传来一阵爆笑。
“这样的话,因为取消了定期的朝会,平常发生的一个个小事,就没有机会被汇总,并引起上层的重视,到最后,事情越来越大,等安?山率军杀向长安时,一切都晚了。
安史之乱后,唐朝就由盛而衰了。一个世界经济文化的中心,就因为取消了定期会议,从此君王不早朝,导致最后走衰败,由此可见,这种定期的沟通,是多么的重要。”
他讲完后,听众席中响起一阵热烈的掌声。
整个一天的会议结束后,冯本森做总结性的发言,也提到了他。
“我们这次会议的培训部分,做的简直是太好了,出乎意料的好,我大大小小的培训,也参加的够多了,有很多是花高价找专门的培训公司做的,但我们这次,不比我以前参加过的任何一次培训差。从此君王不早朝,讲的好!”
从此以后,冯本森对叶奕凡的印象特别深了起来,其他欧美部门的经理也是如此。
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