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在37signals,我们尽力鼓励远程办公的同事们采取健康的生活方式。每人每月都有100美元的健身卡津贴,而且公司给员工报销每周从当地农场采购新鲜蔬果的费用。
如果一天的工作中没有起来动动的理由,那就主动寻找机会,比如,与其在工作台前吃午餐,不如走路去咖啡店或三明治小店。带上小狗,长长地遛它一段儿路。趁休息的时候在跑步机上跑跑。现在你已经省下了来回上班的通勤时间,真的再没有不运动或懒得健康饮食的借口了。
孤独的前哨
Theloneoutpost
要是想让远程工作铁定失败,你就这么干:选一个员工去“试试看”,但公司还按原来的业务模式做事。三个月后,你就等着哀叹远程工作这东西不适合你们公司吧。“不知为何,吉姆跟公司的联系变得不再紧密了。”
这样做,不失败才怪呢。
把一两个员工发配到西伯利亚,这样是没法试验出远程工作的效果的。想要给它一个合理的机会,你起码需要把整整一个团队都解散掉,包括项目管理者和重要的利益相关者!然后,你要留出足够长的适应时间——总比适应一双新鞋的时间长。
哪怕你身边都是一些对远程工作极其热心的人(起初,绝大多数人对此不会太热情),这种做法也适用。破除旧习惯,适应新方法,这的确需要时间。习惯了随时随地打扰别人之后,一旦你不能再这么做了,你肯定会非常不舒服。
实施远程工作方式之后,肯定会有一个人人憎恨它的阶段,你自己、你的上司、跟你合作的每一个人都讨厌它。这就像在办公室上班的时候,有时你恨不得把屋里每一个人都变成哑巴,好让你安安生生地做完一点事情。任何一种工作方式都有利有弊。
关键在于,要让每一个人(起码也是一个人数相当多的小组)都感觉到它有坏处,但也有好处。否则人们很容易只关注它的消极面。其他人都留在办公室里的时候,只有你可以不用来上班,不必把时间浪费在路上,可以把省下的时间用来陪孩子,看看书,或是做任何你喜欢做的事——你觉得他们会赞成吗?不会。
在富达担保公司,他们先挑选了一个最适合远程工作的团队来做试点。在向全公司推广之前,他们确保所有的技术手段和基础设施都已经到位。试点小组里的成员变成了远程工作的宣传大使,把自己的成功经验跟同事们分享。他们让大家看到,不但人员士气提升了,工作成果也大幅增加。(成果如此显著,以至于原先发布的一个待聘职位被取消,因为公司不需要招人了。)
要么根本别试,要么就给它一个真正的机会。起步小一点没关系,但要确保它有意义。
与客户一起工作
Workingwithclients
成立软件公司之前,我们是一家网页设计咨询公司。客户雇用我们为他们重新设计已有的网站,偶尔也会让我们从头开始,做一个全新的网站。从1999年到2005年,我们一直在从事这项工作。我们的客户非常多,有惠普(HP)、微软(Microsoft)、盖蒂(Getty)这样的大企业,也有规模很小的公司。
但关键之处在于,在这么多客户里,跟我们见过面的只有寥寥几个。绝大多数客户都远在千里之外。我们很少搭飞机过去握手寒暄。我们远程工作。
这些工作为我们带来了几百万美元的收入。可我们只是一个芝加哥的小型网络设计公司,名字还挺搞笑:37signals。
秘诀是什么?
我们没有秘诀。但小窍门倒是有几个。第一,在销售阶段,要让潜在客户很早就知道你们不在同一个地方。信任需要在一开始的时候就建立起来。你可不想在签合同前的那一刻告诉客户:“哦,对了,我们不能每周定期碰面,因为我们在芝加哥,你们在洛杉矶。”
第二,在客户开口索要你的背景资料之前,就主动给他们。一上来就要让客户知道,你没什么可隐瞒的。在早期,建立信任是最难的事,所以,让他们跟你的其他客户谈谈(尤其是那些异地客户),把建立信任的过程变得容易一点儿。
第三,经常把工作进度拿给他们看。客户都会焦虑,而这是减轻焦虑的最好方法。他们付给你大笔钱,让你干活儿,所以交定金的时候他们自然会有点儿紧张。因此,把他们掏钱买的东西展示给他们看。看到你的努力成果之后,他们对这段合作关系的感觉会好很多。
第四,让客户很容易就能找到你。既然你们没法面对面,那你最好迅速地回电话、邮件、即时消息等等。这些都是非常基础的业务,但是,当你远程工作的时候,它的重要性会飙升十倍。接下来我要说的可能有点疯狂,但是,如果你跟客户在同一个地方,他们会想,就算遇到最糟的情况,总可以找上门去。他们“知道你住在哪儿”。但是,在远程工作中,当你不回电话或邮件,总是不见人影的时候,他们会更加猜疑。保持顺畅的沟通,你会看到好处的。
最后,要让客户参与进来,及时掌握工作进度。你也要让客户感觉到,这也是他们的项目。没错,他们需要你的专业才能,但他们自己也有很多本事。在网上开辟一个空间,把公共时间表放进去,让他们看到工作进度,向他们索要反馈意见,听取建议,给他们派点活儿(或是让他们给你派点活儿)。当他们感到自己也是项目一份子的时候,焦虑和恐惧感就会被兴奋和期待所取代。
税收,会计,法律条文,真麻烦!
Taxes,accounting,laws,ohmy!
“远程工作这事合法吗?”这是个很常见的问题。答案是“合法”。但实施的时候你要小心。劳工法就像一张复杂的网,可别把自己给绕进去了。
在美国,人们是可以待在任意地方进行远程工作的。同城,异地,同州,跨州,有时在家,有时去办公室,这些都可以。但是,如果你是公司老板,雇用了一些公司所在州之外的远程员工,那么你要注意一些会计方面的规定。关键的一条是,在另一个州雇用远程员工是否为你的公司创造了一种“关联”(nexus,法律术语,意思是此人在该州存在,应该纳税)。如果存在“关联”,那就意味着你需要在那个州额外交税。某些情况下它可能意味着,如果你把产品卖给了那个州的顾客,那你应该对此征收销售税。你最好去咨询一下有资质的律师和会计,确保你的做法全都符合规定。
员工待在国外工作的话,情况要稍微复杂点儿,但问题也不是没法解决。基本上,要雇用国外员工有两个办法:在当地建一个办事处,或是以合同工或承包的形式招人。在当地建办事处既昂贵又费时,而且你肯定要交税。你需要聘请律师和税务顾问,完全按照规矩来(这大概会花掉你一笔小钱)。如果你打算在某个国家雇用十几个人的话,估计你只能这样做,没有别的办法。
幸运的是,绝大多数情况下没必要小题大做。也就是说,把工作承包出去或许是最好的起步做法。
在承包商这个问题上,如果你想做到完全合法,每个国家都有一大堆法律法规,但基本框架通常都差不多。合格的承包商必须从事自主性工作(作者、设计师、程序员、咨询顾问、分析师等肯定都没问题,但个人助理这样的职位可能要难一些)。承接工作的那个人也得是“个人公司”才行,这样就可以开具发票。不幸的是,他们不能享受本地员工的常规福利待遇。(这条限制也包括医疗保险,但雇佣方可以用额外补助来抵扣,计入当月发票就行)。
如果你是远程工作的员工,希望为外国公司工作,操作方法也是这样的。成立一个个人公司,每月把你的“薪水”开发票。在绝大多数国家里,成立个人公司都很容易,办一些简单的发票手续,税务也都不复杂。但是你要考虑货币问题。绝大多数公司希望用本国货币支付薪水,这意味着你需要承担汇率变动的风险——但是,这跟商业世界里的其他问题一样,一切都可以协商。
好了,总结一句,如果员工待在国外,那么个人和公司方面的手续都要复杂一点。从技术上说,不管你是企业主还是员工,如果你不聘请一组专家来帮你打理财务和税收方面的事情,情况都有点悬。但初创企业都是这么做的,我们37signals也一样。为了找到世界上最优秀的人才,冒点风险还是值得的。
当然了,如果你不想冒险,随时都可以聘请一堆专门做这些工作的律师和会计。别让前方的麻烦事儿把你吓住,从此放弃远程工作。长远的好处是值得你忍受这些麻烦。
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