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一天,Amy自己去档案室找一份员工材料,她已经不记得自己多久没有来档案室了,一般人力资源系统、电子档记录就能找到日常要用的信息,但是这一次是一位工龄非常老的员工要办些手续,因为太久远,她怕有些信息不全,便准备拿出纸张档案核对一遍。
一进门,Amy发觉这房间里简直乱得不行,一箱子一箱子的面试资料,随处乱摆的易拉宝,还有一些员工活动相关的宣传材料。打开自己团队的橱柜,也是许久没有整理了,有些离职人员的信息还存在在职人员里面。她实在看不下去,于是就把沈深叫来,吩咐把档案室好好理一理。
“这四个柜子,是员工档案,包含员工个人信息、合同、录用材料、调动记录等,按照部门分,部门下按照名字字母排序作为二级检索,离职的人员要挑出来另放。原本Maggie会定期整理,后来因为工作越来越多,比较忙,估摸着就耽搁了。”
“离职员工材料摆放有要求么?”沈深问,她不在乎这个工作本来谁做,既然Amy吩咐了,她就问清要求做好。
“没有特别要求,跟在职分开即可,但也要好找,以防万一。”Amy回答,又提醒道,“这些都是保密资料,特别是薪资信息,你整理起来要注意,其实不需要打开档案材料,看外面的标签就可以了。”要不是Maggie太忙,她也不想让沈深做,不过总难免要接触一些,就当练手吧,顺便看看这个女孩子是不是够稳妥,通过上一周的观察,至少她不是个嘴碎的,态度还算认真。
沈深点头:“我不会打开的,出入会注意锁好橱柜,还有门。如果您没有特别要求,那我按照离职日期分类,再按照部门细分吧。对了,一般离职员工的资料公司需要保存多久?”
“十年,当然时间到了也没有移出去,毕竟这个档案室还放得下,如果真的放不下了,就会挪到仓库专门的储存室去,那里会定期销毁一些久远的材料,还有包含公司Logo的宣传材料等物品。”
沈深点头,想了想:“您希望我多久整理完这里?”
“不是很紧急,尽快吧。”Amy转身往外,又想到什么,“对了,你去问下Maggie,看她之前整理到什么时间段了,你毕竟对员工不熟悉,一个一个看太费时间。钥匙你先保留着,用好了记得还给Maggie。”
沈深连忙点头,见Amy走了,抬头看着密密匝匝的资料,这些员工大多数她都不认识,怎么找出离职的呢?
想了想,她先将橱锁好,又锁上门,然后去找Maggie。
“老板让你理柜子?”Maggie一推眼镜,“辛苦你了。我刚来的时候,每个月都去理一次,把离职的挑出来,后来事情多了,又发现需要查阅那些档案的情况不多,就不管了。嗯,有三四年没有理了,最近几年离职人员挺多的。”
“那我怎么查比较好?离职人员有名单么?最好能按年份。”沈深问。
“我从系统导一份给你,最近五年吧,应该差不多了。”Maggie说着手就开始动,她怕自己一耽搁了回头就忘了。
“好呀,太谢谢了,回头如果有新增的,你记得告诉我一声,我添进去。”沈深提醒。
Maggie点头:“放心。这事儿不急的,你慢慢弄就好了。”
“嗯,钥匙我是每天借还,还是先放我这里?”她自己倒无所谓,看Maggie挺忙的,怕老麻烦人家。
“你放着吧,其实我很少去。”Maggie很实诚的回答。
中午的时候,沈深跟Louis说了一下,她想顺便把招聘资料也整理整理,那里堆放得实在是太乱了。
“我们会经常去查阅么?”她问。
“其实很少,我记得最近一次是去年,有个员工在履历上撒谎,后来找出他的签字材料,为的是跟他解除合同。这样的例子是很少的,我印象中也就一次。”Louis回答。“不过整理整理也是好的,你只要摆放整齐就可以了,按年份和职位区分一下,以防万一。”
都是以防万一,沈深觉得好笑,看来这工作也是鸡肋,做不做都可以。“对了,还有好多易拉宝,有用么?”
“最近在用的都在那儿呢。”Louis笑,指了指墙角,“档案室的是旧的,嗯,有日期的只要过了三年,你都可以丢了,我记得基本都是有日期的,若是碰上个别没有的,你不好分辨,就留着好了,不多的几个,占不了多大地方。”
“好。那我这两天每天下午吃过午饭去整理,我会带着手机,若是有急事,你就打我电话。”沈深想尽早结束,工作肯定越来越多,趁还能抽出大块时间,就先结束掉一些事儿。
每天吃过午饭,正是困的时候,站着整理整理资料,倒也是个不错的调剂。美中不足的是纸张有些糙手,戴着手套又不方便,两天下来,沈深手指上多了好几道口子。
Sunny想着沈深入职第二周了,正好团队也需要放松一下,便想一起聚个餐。中午吃过饭,顺路过来找沈深,让她帮忙定个地方。见人不在位置上,Louis他们几个男士还没回来,便问旁边的Wendy:“沈深呢?”
Wendy摇头:“不知道,这两天吃过午饭就不见人,一个下午都不见人。”
“是吗?”Sunny准备回头问下Louis,是不是安排了沈深什么事情。
Wendy又说了一句:“最近资料挺多的,看她也不着急,也不知是怎么安排时间的,昨天我打了个电话给候选人,是个已经面过的,好尴尬。”拉开沈深的一个抽屉,“看,她让我们把资料放进去,这么多还没录入,我现在打电话前都得问下Louis他们几个,怕又重了,挺浪费时间的。”
沈深特地空了个大*抽屉,让他们把招聘材料放进去,免得在桌子上又乱了,所以Wendy故意拉开给Sunny看。
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